Meeting Guideline
Essentials
Dokumentasi ini untuk penerapan branding perusahaan dan standarisasi (online) meeting.
⚠️
Internal used only
Meeting Lifecycle
More Impact.
Less Distraction.
The meeting can be a lof of fun or the can be frustating. Setiap meeting perlu dipersiapkan agar output meeting sesuai yang kita harapkan dengan waktu yang relatif cepat.
❌ Asal ikut meeting, meramaikan suasana
✅ Terlibat dan berdampak dalam meeting
BEFORE Meeting
Detail persiapan meeting yang harus ready, mulai dari agenda sampai material yang akan di-show/deliver.
DURING Meeting
Bagaimana berkomunikasi, bersikap, dan troubleshoot saat meeting berlangsung bersama client.
After Meeting
Definition of done dari meeting, summarize, koordinasi internal sampai apa follow up setelah meeting selesai.
More Impact.
Less Distraction.
The meeting can be a lof of fun or the can be frustating. Setiap meeting perlu dipersiapkan agar output meeting sesuai yang kita harapkan dengan waktu yang relatif cepat.
❌ Asal ikut meeting, meramaikan suasana
✅ Terlibat dan berdampak dalam meeting
The majority of meetings should be discussions that lead to decisions.
Patrick Lencioni
Meeting Features
Recording
Start dari opening sampai closing meeting
Media
Audio visual saat jeda meeting (intro & break)
Share Screen
berbagi tampilan device ke peeserta lain
Breakout
Ruang diskusi internal (ketika dibutuhkan)
Background
Virtual bg untuk tim internal sebagai identitas
MOM
Catatan dan kronologis selama meeting
Before Meeting
BE EFFICIENT
Perlu set ekspektasi baik di level team/project atau individual/role di team. Hargai waktu semua peserta meeting dengan membuat meeting yang efisien & valuable.
Prepare clear agenda
Agenda meeting dilampirkan di invitation sebagai kisi-kisi scope yang akan dibahas.
Create & SHARE INVITATION
Initiate pembuatan akses meeting yang akan di-share ke client dan internal team:
– Judul
– Waktu (tanggal & jam)
– Access (link, id, password)
– Agenda
– Identity
Click 👉🏼 contoh invitation
During Meeting
BE ENTHUSIAST & RESOURCEFUL
Memastikan penguasaan tools meeting (default: ZOOM) dan bagaimana bersikap selama meeting. Setiap peserta punya kebutuhan dan setiap peserta yang hadir merupakan representatif dari perusahaan. Pahami agenda dan involvement masing-masing dalam meeting.
Kesiapan Tools meeting
Dresscode, audio (speaker & mic), video, fitur aplikasi sampai koneksi internet. See 👉🏼 more details.
Good Communication
Penggunaan bahasa yang memudahkan lawan bicara menangkap informasi. See 👉🏼 PRO tips.
Supporting Material
Pastikan dokumen dan hal lain related to agenda yang akan di-show.
❌ Baru siapin pas mulai meeting
✅ Dokumen sudah siap dan terbuka
Daftar Pertanyaan dan pernyataan
Siapkan semua hal yang perlu dikonfirmasi.
Nama lengkap, tanpa embel-embel role/jabatan
Virtual background sesuai identity perusahaan
Posisi kamera eye level
Dresscode sopan sesuai kesepakatan tim
Lighting yang baik untuk menampilkan visual
After Meeting
BE ON TRACK
Setelah semua client meninggalkan meeting & stop recording, tim tetap stay untuk summarize dan connecting the dot dari meeting untuk memastikan tidak ada yang misleading atau miscommunication.
Stay in the room
Tidak beranjak setelah client leave meeting
❌ Ikutan leave meeting
✅ Stay untuk alignment meeting
Alignment
Take some minutes untuk memastikan semua mendapat pemahaman yang sama
Action Plan
Set task list yang bisa dieksekusi dan dipersiapkan untuk next meeting/deliverable.
Meeting Resources
Virtual Background
E-Course Speaking Skill
Template MOM